Istruttori della palestra, cosa devono vedere nell'app e cosa no

Un istruttore deve vedere ciò che gli serve per fare bene le sue lezioni: i suoi corsi, il calendario, chi parteciperà a ogni lezione e gli avvisi su iscrizioni, disdette e lezioni chiuse. Non gli servono incassi, listino, contatti di tutti i clienti o il potere di cancellare una lezione con persone prenotate. Dare a ognuno solo quello che gli compete protegge gli iscritti e semplifica il lavoro di tutti.

Perché non dare a tutti l'accesso completo?

È la soluzione più rapida all'inizio: una sola password, tutti vedono tutto. Funziona finché non succede qualcosa: un prezzo modificato per errore, un abbonamento attivato due volte, una lezione cancellata senza avvisare nessuno.

C'è poi una questione di riservatezza. I dati degli iscritti, come contatti, pagamenti e certificati medici, non sono informazioni che ogni collaboratore deve consultare. Meno persone li vedono, meno occasioni ci sono di usarli in modo improprio. In Allenati il principio è che ogni utente vede solo i dati che gli competono, e i dati sono trattati secondo l'informativa privacy.

Cosa deve vedere un istruttore?

I suoi corsi e il calendario

L'istruttore deve sapere quando e dove insegna, senza dover chiedere ogni settimana. Il calendario con le sue lezioni è la base.

L'elenco dei partecipanti

Sapere chi arriva cambia la lezione: se c'è un principiante, se c'è chi torna dopo un infortunio, se la classe è piena o sono in tre. L'elenco dei partecipanti di ogni lezione è l'informazione più utile per un istruttore.

Gli avvisi su iscrizioni e disdette

Un istruttore che scopre all'ultimo che la lezione è passata da 4 a 12 persone, o viceversa, non può prepararsi. In Allenati l'istruttore riceve un avviso push quando qualcuno si iscrive o disdice; gli avvisi sono raggruppati, quindi una raffica di iscrizioni diventa un'unica notifica aggiornata.

L'avviso di lezione chiusa

Se una lezione resta senza iscritti, l'istruttore deve saperlo per tempo, non trovandosi da solo in sala. In Allenati una lezione senza iscritti a 2 ore dall'inizio viene chiusa automaticamente e l'istruttore riceve l'avviso. Come funziona nel dettaglio lo spieghiamo nell'articolo sulla chiusura automatica delle lezioni vuote.

Cosa non deve vedere o fare un istruttore?

Perché l'istruttore non annulla una lezione con iscritti?

Annullare una lezione con persone prenotate ha conseguenze: crediti da restituire, iscritti da avvisare, magari un'alternativa da proporre. È una decisione che deve passare da chi gestisce la palestra. In Allenati un istruttore non può annullare una lezione che ha già iscritti, mentre lo staff può sempre annullare restituendo il credito.

Questo non significa che l'istruttore non conti: se ha un imprevisto, avvisa il titolare, che decide se sostituirlo o annullare.

Perché non dare accesso a incassi e listino?

Non è una questione di fiducia, ma di competenze. Il listino e i pagamenti richiedono decisioni coerenti nel tempo: se più persone li toccano, diventa difficile capire chi ha cambiato cosa. Su come gestire i prezzi senza creare confusione trovi indicazioni nell'articolo su come cambiare il listino della palestra.

E le comunicazioni agli iscritti?

Le comunicazioni a tutti gli iscritti dovrebbero partire da una sola voce, di solito quella del titolare o di chi gestisce la palestra. Se ogni istruttore manda i propri avvisi, gli iscritti ricevono troppi messaggi e con toni diversi.

In Allenati le comunicazioni push agli iscritti attivi della palestra sono gestite dal titolare, con un massimo di 3 al giorno. Se un istruttore ha bisogno di comunicare qualcosa al suo corso, il percorso più ordinato è passare dal titolare. Per scrivere avvisi efficaci, vedi l'articolo su come scrivere comunicazioni agli iscritti.

Come impostare i ruoli dello staff, in pratica?

1. Fai l'elenco di chi lavora in palestra e di cosa fa davvero: insegna, sta in reception, gestisce.
2. Assegna a ognuno il ruolo più ristretto che gli permette di lavorare. Gli istruttori vedono i loro corsi, il titolare gestisce il resto.
3. Collega ogni istruttore ai suoi corsi, così il suo calendario e gli avvisi contengono solo ciò che lo riguarda.
4. Spiega le regole che valgono per lo staff: chi annulla le lezioni, chi risponde ai pagamenti, chi scrive agli iscritti.
5. Rivedi gli accessi quando qualcuno smette di collaborare con la palestra.

In Allenati i ruoli sono tre: iscritto, istruttore e titolare. Le regole importanti, come permessi, limiti e rimborsi, vivono sul server e non nel telefono: valgono subito per tutti e non si aggirano, nemmeno con una versione vecchia dell'app. Per una panoramica di come si organizzano corsi, sale e istruttori, vedi la guida al gestionale per palestre.

Cosa chiedere all'istruttore in cambio?

Dare all'istruttore le informazioni giuste è metà del lavoro. L'altra metà è chiarire cosa ti aspetti da lui, ora che quelle informazioni le ha:

• controllare l'elenco dei partecipanti prima di ogni lezione, non all'ingresso in sala;
• segnalare subito al titolare un imprevisto che può far saltare una lezione;
• non promettere agli iscritti eccezioni su prezzi, crediti o disdette, ma rimandarli a chi gestisce;
• riferire gli orari che vede sempre vuoti o sempre pieni: è un'osservazione preziosa per il calendario.

Cosa cambia se hai più sedi?

Con più sedi la separazione dei ruoli diventa ancora più importante. Un istruttore che insegna in una sola sede non ha bisogno di vedere il calendario delle altre. Il titolare, invece, deve avere una vista d'insieme. Approfondisci nella guida alla palestra multi-sede.

In sintesi

• L'istruttore vede i suoi corsi, il calendario e i partecipanti di ogni sua lezione.
• Riceve avvisi raggruppati su iscrizioni e disdette e l'avviso quando una sua lezione viene chiusa vuota.
• Non gestisce prezzi, incassi, lista clienti e comunicazioni a tutti gli iscritti.
• Non annulla lezioni con iscritti: lo fa lo staff, restituendo il credito.
• Dai a ognuno il ruolo più ristretto che gli permette di lavorare bene.

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