Allenati importa automaticamente il mio file Excel?

No, Allenati non ha un import automatico di file Excel o CSV. Il passaggio iniziale si fa insieme, con il supporto di Allenati per caricare la lista. Dopo, puoi sempre esportare la lista clienti in un vero file Excel con nome, cognome, telefono ed email, utile per controlli e backup.

Quali colonne deve avere il file dei clienti?

Le colonne indispensabili sono nome, cognome, email e telefono, una per colonna e una persona per riga. L'email è la più importante, perché di solito è l'identificativo con cui l'iscritto accede all'app. Tieni separate in altre colonne le note interne, come l'abbonamento in corso o la scadenza del certificato.

Cosa faccio con i clienti che non hanno un'email?

Chiedila alla prima occasione, in reception o al telefono. Senza email l'iscritto non può creare l'account nell'app. Nel frattempo tienili in un elenco a parte, così non si perdono, e segna la data in cui hai chiesto il dato per ricontrollare dopo qualche giorno.

Quanto tempo serve per completare il passaggio?

Dipende da quanto è ordinato il file di partenza e da quanto rispondono gli iscritti. La preparazione del file può richiedere poche ore. La parte più lunga è di solito convincere tutti a registrarsi, per questo conviene fissare una data dopo la quale le prenotazioni si fanno solo dall'app.

Da Excel all'app della palestra senza perdere nessun cliente

Passare dalla lista clienti in Excel a un'app per la palestra senza perdere nessuno è soprattutto un lavoro di ordine prima del caricamento e di controllo dopo. Prepari un file pulito con nome, cognome, email e telefono, lo carichi con l'aiuto del fornitore, inviti gli iscritti a registrarsi e iscrivi a mano chi resta indietro. Infine confronti le due liste, riga per riga se serve.

Perché il passaggio da Excel fa paura?

Il foglio Excel di una palestra, dopo qualche anno, contiene di tutto: clienti attivi, persone passate per una prova, doppioni, numeri senza nome, note scritte nelle celle sbagliate. Il timore è che, spostando tutto, qualcuno resti fuori: magari proprio un iscritto storico che si presenta in reception e non risulta da nessuna parte.

La buona notizia è che il rischio si controlla con un metodo semplice. Il passaggio non è un clic, è un piccolo progetto in sei fasi.

Allenati importa il file Excel in automatico?

No. Allenati non ha un import automatico di file Excel o CSV, ed è giusto dirlo chiaramente. Il passaggio è guidato: prepari tu il file seguendo le indicazioni qui sotto e il supporto di Allenati ti aiuta a caricare la lista per l'avvio.

Quello che invece c'è è l'export: dall'area del titolare puoi scaricare in qualsiasi momento la lista clienti in un vero file Excel (.xlsx) con nome, cognome, telefono ed email. È lo strumento che userai per il controllo finale, e che ti garantisce di non restare mai senza una copia dei tuoi dati.

Come si fa il passaggio, fase per fase?

1. Prepara un file unico

Se hai più fogli (uno per corso, uno per anno, uno della reception), uniscili in un solo file. Una riga per persona, una colonna per dato:

Nome	Cognome	Email	Telefono	Note interne
Maria	Rossi	[email protected]	333 0000000	Mensile, scade a fine mese

Le note interne, come l'abbonamento in corso o la scadenza del certificato, tienile in una colonna separata: ti serviranno dopo per assegnare i piani.

2. Pulisci i dati

È la fase più importante. Dedicale tempo.

Togli i doppioni. Ordina per cognome e poi per email: i doppioni saltano all'occhio.
Separa i non attivi. Chi non viene da molto tempo va in un foglio a parte. Deciderai tu se invitarlo o no.
Controlla le email. Spazi in più, virgole al posto dei punti, domini scritti male. Un'email sbagliata è un iscritto che non riuscirà ad accedere.
Uniforma i telefoni. Stesso formato per tutti, senza testo nella cella.
Separa nome e cognome se sono nella stessa colonna.

3. Carica la lista con il supporto

Con il file pulito, il caricamento iniziale si fa con l'aiuto del supporto di Allenati. Scrivi a [email protected] per organizzarlo. Prima di inviare il file, tieni una copia "congelata" della versione finale: è il riferimento per il controllo.

4. Invita gli iscritti a registrarsi

Ogni iscritto deve creare il proprio account: si registra con email e password, sceglie la palestra e da lì vede il calendario e prenota. Se frequenta più palestre che usano Allenati, usa lo stesso account per tutte.

Chiedi agli iscritti di registrarsi con la stessa email che ti hanno dato: così ritrovarli e confrontare le liste sarà molto più semplice. Testi pronti per WhatsApp, email e un cartello in reception li trovi nell'articolo su come presentare l'app ai tuoi iscritti.

5. Iscrivi a mano chi resta indietro

Ci sarà sempre qualcuno che non si registra subito: chi non usa lo smartphone volentieri, chi rimanda. Per non bloccarlo, lo staff può iscriverlo manualmente alle lezioni. In Allenati l'iscrizione manuale da parte dello staff è sempre possibile e non è soggetta al limite settimanale del piano.

Nel frattempo, assegna gli abbonamenti in corso usando la colonna delle note interne. Chi aveva pagato in sede continua così: lo staff attiva l'abbonamento a mano.

6. Confronta le liste

Dopo qualche settimana, esporta la lista clienti dall'app in Excel e confrontala con la copia congelata del tuo file. Un metodo semplice: metti le due colonne email una accanto all'altra e cerca quelle che compaiono solo nel file di partenza. Quelle sono le persone da richiamare.

Cosa fare con gli errori più comuni?

Problema	Cosa fare
L'iscritto si è registrato con un'email diversa	Controlla la ricerca clienti per nome e cognome, poi aggiorna la tua lista
L'iscritto ha sbagliato a scrivere l'email	Lo staff cambia l'email e invia il link per reimpostare la password
L'iscritto ha perso l'accesso	Stessa procedura: cambio email o link per reimpostare la password
Due persone con lo stesso nome	Distinguile con email o telefono

In Allenati la ricerca clienti funziona con nome e cognome in qualsiasi ordine, email o telefono, quindi trovare chi si è registrato con un dato diverso è rapido.

Quando smettere di usare Excel?

Fissa una data. Fino a quella data puoi tenere i due sistemi in parallelo, poi le prenotazioni si fanno solo dall'app e lo staff smette di aggiornare il foglio. Tenere due elenchi vivi troppo a lungo è il modo più sicuro per farli divergere.

Excel non sparisce del tutto: diventa il formato in cui esporti i dati quando ti serve un controllo, una copia di sicurezza o un elenco da usare altrove. Per una visione completa di cosa può gestire un'app rispetto al foglio di calcolo, vedi la guida al gestionale per palestre. Se hai più sedi e liste separate per ognuna, la guida alla palestra multi-sede spiega come organizzarle in un'unica area.

Che cosa controllare a passaggio finito?

Il numero di iscritti attivi nell'app corrisponde a quello che ti aspetti dal file pulito.
Ogni abbonamento in corso è stato assegnato al piano giusto, con la scadenza corretta.
Gli iscritti che si sono registrati ricevono le notifiche: il permesso viene chiesto al momento utile, per esempio dopo la prima prenotazione.
Lo staff sa dove cercare un cliente e come iscriverlo a mano.

Se gestisci anche i certificati medici, è il momento giusto per chiedere agli iscritti di caricarli nell'app con la scadenza: ne parliamo nell'articolo sul certificato medico in palestra.

In sintesi

Allenati non importa file Excel in automatico: il passaggio è guidato e il supporto ti aiuta a caricare la lista.
Prepara un file unico e pulito: nome, cognome, email, telefono, nessun doppione.
Chiedi agli iscritti di registrarsi con la stessa email e iscrivi a mano chi resta indietro.
Usa l'export Excel della lista clienti per confrontare il prima e il dopo.
Fissa una data dopo la quale il foglio Excel smette di essere aggiornato.

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